Jumat, 12 Maret 2010

BAB 8 : MEMBUAT LEMBAR KERJA MENGGUNAKAN PROGRAM LEMBAR KERJA

A. Membuat Lembar Kerja



1.Membuat Lembar Kerja Baru

Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yamg dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.



2.Memasukkan Data

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

·Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan.

·Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain.

·Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kamu mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikkan maka kamu dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel.

·Jika kamu ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan diubah.



3.Menghapus Data

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengahpus data. Langkah-langkah untuk menghapus data diantaranya yaitu sebagai berikut :

·Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kamu dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut.

·Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus.

Perlu diperhatikan bahwa yang kamu hapus dengan cara diatas adalah isi atau data yang terdapat dalam sel bukan formatnya. Jika kamu akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit→Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :

·All, menghapus data dan format tampilannya.

·Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut.

·Contens Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut.

·Comments, menghapus komentar pada sel tersebut.



4.Bekerja dengan Sel

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kamu akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis. Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kamu lakukan melalui langkah-langkah berikut :

·Tekan tombol Shift dan tombol panah.

·Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua.

·Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol.



5.Menyimpan Lembar Kerja

Untuk menyimpan lembar kerja yang sudah pernah di simpan dan menggantinya dengan nama lain, dapat dilakukan dengan memilih menu File→Save As. Langkah selanjutnya sama dengan cara menyimpan buku kerja pertama kali.



B.Menggabungkan Dua Lembar Kerja atau Lebih

·Selain dengan mengklik tab sheet, untuk berpindah ke lembar kerja yang diinginkan juga dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard. Caranya adalah dengan menekan tombol Ctrl + Page Down untuk mengaktifkan lembar kerja berikutnya atau tombol Ctrl + Page Up untuk mengaktifkan lembar kerja sebelumnya.

·Untuk mengaktifkan beberapa tab sheet sekaligus, tekan dan tahan tombol Shift pada keyboard kemudian klik tombol panah kiri atau kanan pada keyboard untuk memilih tab sheet yang diinginkan.





C.Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan



1.Memasukkan Data Teks

Untuk mengisi data dan membuat daftar dalam bentuk baris, masukkan data dalam sel pada kolom pertama kemudian tekan tombol Tab pada keyboard untuk berpindah ke sel disamping kanannya. Pada akhir baris, tekan tombol Enter untuk berpindah ke awal baris berikutnya. Jika sel pada awal baris berikutnya tidak aktif, klik perintah Option pada menu Tools. Pada kotak dialog Option, klik tab Edit dan pilih Move selection after Enter. Pilih Down pada kotak Direction.



2.Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Format pemasukkan data tanggal mungkin berbeda untuk setiap komputer, tergantung pada Regional Setting pada bagian Control Panel Windows. Terdapat sistem komputer yang menulis angka bulan terlebih dahulu kemudian angka tanggal dan terdapat juga sistem komputer yang menulis angka tanggal terlebih dahulu kemudian kemudian angka bulan. Format penulisan yang bener adalah yang secara otomatis dikoreksi oleh Microsoft Excel dan dibuat rata kanan.



3.Memasukkan Data Bilangan

·Pada saat memasukkan data teks, Microsoft Excel XP akan mengenali data teks tersebut dan secara otomatis akan membuat pertanyaan menjadi rata kiri. Apabila data angka yang dimasukkan, Microsoft Excel XP akan mengenalinya sebagai data angka dan secara otomatis akan meratakannya pada sisi kanan sel.

·Sebaiknya, data angka diketik dengan keypad. Untuk mengaktifkan tombol angka pada keypad, tekan tombol Num Lock sehingga lampu indikatornya menyala.

·Untuk memasukkan rumus, mulailah dengan tanda = (sama dengan). Hindari pembuatan rumus yang mengacu pada sel tempat rumus itu sendiri (circular atau CRC), misalnya sel A1 tidak boleh mengandung rumus =A1+B1.

·Untuk memasukkan nilai tanggal hari ini, tekan tombol Ctrl + ; pada keyboard.

·Untuk memasukkan waktu yang berlaku, tekan tombol Ctrl + Shift + : pada keyboard.



D.Memformat Sel



1.Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel.

2.Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antar sel.

3.Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih.

4.Format Protection

Format Protection digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak terlihat.





E.Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horizontal, vertical, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar.



F.Memformat Baris dan Kolom



1.Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format→Row→AutoFit



2.Mengatur Lebar Kolom

Perlu diperhatikan, jika mengubah ukuran beberapa baris atau kolom yang tersembunyi (jika terletak di antara baris atau kolom yang dipilih) akan berubah juga ukurannya. Dengan demikian, baris atau kolom tersebut menjadi tidak tersembunyi karena baris atau kolom yang tersembunyi sebenarnya mempunyai ukuran tinggi atau lebar = 0.



3.Menyembunyikan Baris atau Kolom



a.Langkah-langkah untuk menyembunyikan baris atau kolom :

·Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan.

·Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

·Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.



b.Langkah-langkah untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan :

·Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan.

·Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

·Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan.



G. Memindahkan dan Menyalin Data



1.Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya ditempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digynakan perintah Cut dan Paste.



2.Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.



3.Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengkopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil yang terdapat di sebelah kanan ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan tersebut. Perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit→Paste Special.
BAB 7 : MENGIDENTIFIKASI PERANGKAT LUNAK LEMBAR KERJA BESERTA FUNGSI IKON DAN MENUNYA

A. Manfaat Program Lembar Kerja

Mengolahan informasi, khususnya data yang berupa :
- Angka dalam perhitungan proyeksi
- Analisis
- Pembuatan lembar kerja
- Membuat Grafik, dan
- Manajemen Database

* Contoh nyata pemakaian Spreadsheet:
- Bisnis menggunakannya untuk membuat laporan keuangan dan penganggaran.
- Administrator sekolah dapat menggunakannya untuk mempersiapkan anggaran sekolah.
- Guru menggunakannya untuk menganalisis data mengenai kinerja murid dan menyesuaikan ajaran mereka.
- Ilmuwan menggunakannya menganalisis data.
- Ekonom menggunakannya untuk analisis statistik.

Langkah mengaktifkan Excel:
- Klik Start
- Pilih All Programs
- Pilih Microsoft Office
- Klik Microsoft Excel, lihat gambar

- Setelah Microsoft Excel diaktifkan akan keluar jendela Microsoft Excel

B. Menggunakan Menu pada Microsoft Excel

Perhatikan lembar kerja Excel dibawah ini, khususnya pada bagian Menu Bar dan Toolbar sedikit banyaknya hampir sama dengan Microsoft Word. Beberapa perintah yang ada di Word juga berfungsi di Excel, misalnya cara menyimpan, Membuka File, Menutup File, Menutup Lembaran Kerja menambahkan Lembaran Baru, Menformat Teks dan lain-lain.

Bagian Microsoft Excel 2003
Title bar : menampilkan nama program yang sedang Anda gunakan dan nama buku kerja Excel yang terbuka. Ini muncul di bagian atas semua program Windows. Oleh default, Excel dibuka dengan Book 1
Menu bar : menampilkan daftar menu yang Anda dapat menggunakan untuk memberikan perintah ke Excel. Mengklik nama menu akan menampilkan menu drop-down
Toolbar standard : meliputi tombol shortcut perintah yang paling umum digunakan. Ini berisi tombol untuk alat-alat yang sering Anda gunakan, seperti save, open dan print.
Toolbar formatting : berisi tombol sering digunakan untuk memformat informasi dalam sel
Formula bar : memungkinkan Anda untuk melihat, masuk, dan mengedit data dalam sel yang dipilih. Jika sel berisi formula, maka akan ditampilkan di sini. Jika tidak ada rumus maka isi sel ditampilkan. Isi sel dapat diedit secara langsung di sel atau di Formula bar
Scroll bar : Horisontal dan Vertikal scroll bar yang tersedia untuk membantu Anda bergerak di sekitar Anda spreadsheet
Worksheet window : tempat kita bekerja
Judul kolom : Huruf di bagian atas setiap kolom
Judul baris : Angka disebelah kiri setiap baris
Active cell : Sel yang dipilih
Fill handle : Titik kecil di pojok kanan bawah active cell/range.
Status bar : Status bar Jika aktif, akan muncul di bagian bawah layar. Ini akan menampilkan pesan dan umpan balik

Menu bar Excel

1. Menu File
• New : Membuat lembar kerja baru
• Open : Membuka file yang pernah disimpan baik di harddisk, CD ataupun disket
• Close : Menutup jendela workbook yang aktif
• Save : Menyimpan workbook yang masih aktif
• Save As : Menyimpan workbook yang belum diberi nama atau menyimpan workbook dengan nama baru
• Save As Web Page : Menyimpan workbook ke dalam halaman Web
• Save Workspace : Menyimpan workbook aktif sebagai file workspace
• Web Page Preview : Melihat tampilan halaman web yang dibuat dan yang akan dicetak
• Page Setup : Mengatur setting halaman workbook yang akan dicetak, seperti header atau footer, margin, dan ukuran kertas
• Print Area : Untuk menentukan daerah lembar kerja yang akan di cetak
• Print Preview : Melihat lembar kerja sebelum dicetak
• Print : Mencetak lembar kerja
• Send To : Mengirim lembar kerja ke penerima e-mail (Mail Recipient), mengirim lembar kerja ke penerima tertentu berdasarkan rute pengiriman tertentu (Routing Recipient), mengirim lembar kerja ke folder Microsoft Exchange (Exchange Folder), Mengirim lembar kerja yang aktif sebagai fax (Fax Recipient), mengirim lembar kerja ke program PowerPoint sebagai slide
• Properties : Membuat ringkasan file workbook yang aktif
• Exit : Keluar dari Ms. Excel dan menutup seluruh lembar kerja

2. Menu Edit

• Undo : Membatalkan perintah yang terakhir dilakukan
• Repeat : Mengulangi perintah terakhir yang pernah dibatalkan dengan perintah Undo
• Cut : Memotong sebagian atau seluruh data (nilai, rumus, hyperlink, komentar) dalam range atau sel lain di dalam satu lembar kerja atau antar lembar kerja
• Copy : Menyalin (copy) data (nilai, rumus, komentar, hyperlink) dari satu range atau sel ke range atau sel lain di dalam satu lembar kerja atau antar lembar kerja
• Paste : Fasilitas ini mendukung perintah Cut dan Copy data yang ada di lembar kerja
• Paste Special : Fasilitas ini juga mendukung perintah Cut dan Copy data yang ada di lembar kerja
• Paste as Hyperlink : fasilitas ini mendukung peirntah Cut dan Copy terhadap hyperlink pada lembar kerja atau data yang digunakan sebagai hyperlink
• Fill : mengisi data pada sel atau range di lembar kerja ke bawah, atas, kanan, kiri, antara satu sheet ke sheet lain dan mengurukan data dengan cepat
• Clear : Membersihkan atau menghapus semua data (All), format data (formats), komentar (comments) dan isi data (contents) yang ada di lembar kerja
• Delete : Menghapus data atau memindahkan data pada lembar kerja (sel, range, kolom, dan baris)
• Delete Sheet : Fasilitas menghapus sheet pada lembar kerja anda
• Move or Copy Sheet : Memindahkan atau menyalin sheet pada lembar kerja atau antar lembar kerja
• Find : Mencari data nilai, rumus atau formula, dan komentar pada lembar kerja
• Replace : Mengganti data pada lembar kerja menjadi data baru
• Go To : Memindahkan letak sel aktif ke sel lain, komentar, rumus, konstanta dan yang lainnya
• Links : Menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file aktif yang mencakup nama dan tempat file sumber, data dan tipe
• Object : Mengedit object yang berasal dari insert yang berhubungan dengan Link (Object, ClipArt) dan lain-lain

3. Menu View

• Normal : Menampilkan lembar kerja Ms. Excel dalam status normal
• Page Break Preview : Melihat hasil pemotongan halaman pada lembar kerja
• Toolbars : Memunculkan toolbar Ms. Excel yang terdiri dari : Standard, Formatting, Chart, Control Toolbox, Drawing, External Data, Forms, Pictore, PivotTabel, Reviewing, Visual Basic, Web, WordArt, dan Customize
• Formula Bar : Menampilkan Status Bar (Baris Status) berisi teks untuk menjelaskan status operasi untuk digunakan selanjutnya
• Header dan Footer : Membuat header dan footer sebagai efek cetakan
• Comments : menampilkan toolbar Reviewing dan Comment pada lembar kerja
• Custom Views : menyimpan beberapa area cetak di dalam workbook
• Full Screen : Menampilkan lembar kerja satu tayanyan penuh
• Zoom : Mengubah ukuran penampilan lembar kerja Ms. Excel

4. Menu Insert

• Cells : Menyisipkan sel berisi data atau sel kosong yang berbentuk satu sel, satu baris sel, satu kolom sel, beberapa baris sel dan beberapa kolom
• Rows : Menyisipkan satu baris sel
• Columns : Menyisipkan satu kalom sel
• Woorksheet : Menyisipkan lembar kerja atau menyisipkan grafik (Chart)
• Page Break : Untuk membuat potongan halaman (ditandai dengan garis putus-putus) yang tercetak menjadi beberapa bagian halaman
• Function : Menyisipkan fungsi logika, database, statistic, trigonometeri, financial pada lembar kerja
• Name : Untuk menyisipkan nama range data, menampilkan nama range data dan membuat rang untuk label pada lembar kerja
• Comment : Memberikan komentar ke lembar kerja
• Picture : Untuk menyisipkan gambar dari fasilitas ClipAt, From File (biasanya file hasil Scan), AutoShapes, Organization Chart, WordArt dan From Scanner or Camera
• Object : Menyisipkan object yang pernah dibuat dengan Ms. Word
• Hyperlink : Menyisipkan teks dan gambar hyperlink pada lembar kerja untuk membuat shortcut dalam membuka lembar kerja yang tersimpan di harddisk, internet, server jaringan dan lain-lain

5. Menu Format

• Cells : Menentukan format sel yang akan dibuat baik format angka, font, border, dan yang lainnya
• Row : Mengatur tinggi baris pada satu sel atau beberapa sel dan menyembunyikan atau menampilkan baris
• Column : Mengatur lebar kolom, menyembunyikan dan mengembalikan kembali kolom yang telah disembunyikan
• Sheet : Memformat sheet yang sedang aktif
• AutoFormat : Menggunakan fasilitas format yang disediakan Ms. Excel untuk membuat format table yang terdapat pada kotak dialog AutoFormat
• Conditional Formatting : Untuk memmformat nilai-nilai dalam sel yang di sorot pada lembar kerja
• Style : Memformat dan mengubah

6. Menu Tools

• Spelling : Memeriksa data pada lembar kerja yang diaktifkan yang mencakup memeriksa sel berisi angka, nilai, komentar, grafik, kotak teks, header dan footer
• Autocorrect : Mengubah, menghapus dan mengoreksi data yang ada pada lembar kerja secara otomatis
• Share Workbook : Untuk berpindah ke modus share workbook dimana memungkinkan kita sendiri atau pengguna yang lain dalam suatu jaringan computer untuk mengubah dan menyimpan workbook yang persis sama isinya
• Track Changes : Melihat pengubahan data yang dilakukan atau oleh pengguna lain berdasarkan waktu, siapa dan dimana pengubahan itu terjadi di dalam jaringan computer
• Merge Workbooks : Menggabungkan (merger) pengubahan dari beberapa share workbook ke sebuah workbook
• Protection : mengamankan data atau memproteksi sheet, workbook dan share workbook
• Online Collaboration : Menyusun dan mengadakan pertemuan beserta dengan jadwalnya. Fasilitas in terdiri dari : MeetNow, Schedule Meeting dan Web Discussion
• Goal Seek : Mengubah nilai pada rumus sesuai dengan keinginan pada sel atau pada grafik
• Scenarios : Membuat, menampilkan, menghapus, mengedit scenario dan membuat ringkasan laporan scenario pada lembar kerja Ms. Excel
• Auditing : Meletakkan rumus yang menggunakan nilai pada sel aktif, mengatur sel yang meletakkan data ke rumus, menyembunyikan nilai yang salah pada sel, mencirikannilai yang salah pada sel, mengatur sel pada lembar kerja lain yantuk meletakkan data pada rumus dan memindahkan satu atau lebih tingkat dari panan perunut (tracer)
• Macro : Membuat atau mejalankan program macro, mengedit atau menghapus macro yang di buat
• Add-Ins : Mengaktifkan atau menonaktifkan program Add-ins milik Ms. Excel
• Customize : Menata toolbar, menambahkan command baru, membuat menu dan toolbar sesuai dengan keingingan pengguna
• Options : Menuntun kita dalam menggunakan delapan tabulasi : View, Calculation, Edit, General : Transition, Custom Lists, Chart, Color

7. Menu Data

• Sort : Mengurutkan (sorting) data dari yang terbesar ke terkecil atau dari yang terkecil ke terbesar
• Filter : Mengurutkan dan mengelola daftar data
• Form : Menangani record yang ada dalam daftar yaitu membuat atau menambah record, menghapus record, menampilkan criteria record yang dihapus, menemukan record sebelumnya, menemukan record selanjutnya dan menentukan criteria record
• Subtotals : Menghitung nilai subtotal dan total akhir suatu daftar
• Validation : Membatas jenis data yang dapat dimasukkan dalam sel dan range yang mencakup angka bulat, angka decimal atau teks
• Table : Membuat satu atau lebih variable data pada table dan menambah rumus pada satu variable data yang ada dalam table
• Teks to Columns : Mengubah data berbentuk teks menjadi kolom pada lembar kerja.
• Consolidate : Konsolidasi data berdasarkan pada posisi, kategori, menambah daerah sumbar data lain untuk konsolidasi, memperbaharui konsolidasi jika data diubah, mengubah acuan sumber data dalam konsolidasi, menghapus sumber daerah acuan dari konsolidasi
• Group and Outline : Menggabungkan (Group) dan pembingkaian (Outline) data yang pada lembar kerja seperti object, numeric, dan lainnya
• Pivot Table and PivotChart Report : apabila data dari sumber berubah maka excel akan menghitungnya ulang
• Get External Data : melakukan sesuatu yang berhubungan dengan data eksternal seperti Web Query, database query dan lainnya
• Refresh Data : Menyegarkan kembali data yang diperoleh dari data luar (external) dan table fivot

8. Menu Window

• New Window : Memperlihatkan lembar kerja yang sedang di edit pada jendela baru (new window)
• Arrange : Mengatur jendela dari workbook aktif agar dapat melihat seluruh workbook aktif tersebut
• Hide : Menyembunyikan workbook aktif
• Unhide : Menampilkan kembali workbook yang disembunyikan
• Split : Membagi lembar kerja dari workbook aktif menjadi beberapa bagian
• Freeze Panes : Membekukan bagian lembar kerja agar kita tetap dapat melihat sel yang ada di bagian bawah atau kanan lembar kerja

9. Menu Help

• Microsoft Excel Help : Menampilkan fasilitas Office Assistant dengan nama logo berturut seperti: Clippit, The dot, F1, The Genius, Office Logo, Mother Nature, Links, dan Rocky
• Show the Office Assistant : Melihat keterangan dari topic terpilih secara langsung tanpa melalui fasilitas Help dengan animasi yang interaktif
• Microsoft Office Online: Koneksi internet pada situs office pada Web
• What’s This? : Memberikan penjelasan dan fungsi perintah Excel dengan menampilan teks pada toolbar
• Detect and Repair : Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada Excel
• About Microsoft Excel : Melihat penjelasan tentang Excel dan konfigurasi computer yang digunakan