Jumat, 12 Maret 2010

BAB 8 : MEMBUAT LEMBAR KERJA MENGGUNAKAN PROGRAM LEMBAR KERJA

A. Membuat Lembar Kerja



1.Membuat Lembar Kerja Baru

Workbook merupakan file Microsoft Excel XP yang berisi satu atau lebih lembar kerja (worksheet) yamg dapat digunakan untuk mengorganisasikan berbagai macam informasi yang berhubungan. Sebuah lembar kerja terdiri atas beberapa sel.



2.Memasukkan Data

Beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat memasukkan data pada lembar kerja, yaitu sebagai berikut :

·Posisi data yang dimasukkan akan berubah secara otomatis pada saat memasukkan data, seperti teks akan berada pada posisi rata kiri dan angka akan berada pada posisi rata kanan.

·Data yang diketikkan akan tertulis pada lembar kerja apabila kamu menekan tombol panah atau mouse untuk menunjuk sel lain.

·Data yang telah diketikkan pada lembar kerja dapat terhapus apabila pada sel tersebut kamu mengetikkan sesuatu. Jika terjadi kesalahan pada saat pengetikkan maka kamu dapat memilih perintah Undo pada menu Edit. Cara lainnya adalah dengan menekan tombol Backspace pada keyboard untuk menghapus isi sel.

·Jika kamu ingin mengganti atau memperbaiki isi suatu sel maka dapat dilakukan dengan mengklik dua kali pada sel yang akan diubah.



3.Menghapus Data

Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengahpus data. Langkah-langkah untuk menghapus data diantaranya yaitu sebagai berikut :

·Tempatkan penunjuk sel pada sel yang akan dihapus datanya. Kamu dapat menghapus beberapa sel sekaligus dengan cara memblok sel-sel tersebut.

·Tekan tombol Delete pada keyboard, selanjutnya data pada sel yang dipilih akan terhapus.

Perlu diperhatikan bahwa yang kamu hapus dengan cara diatas adalah isi atau data yang terdapat dalam sel bukan formatnya. Jika kamu akan menghapus data yang mempunyai format tertentu maka dapat dilakukan dengan memilih menu Edit→Clear kemudian pilih kondisi yang diinginkan, yaitu sebagai berikut :

·All, menghapus data dan format tampilannya.

·Format, menghapus format tampilannya saja tanpa menghapus data pada sel tersebut.

·Contens Del, menghapus data tanpa menghapus format pada sel tersebut.

·Comments, menghapus komentar pada sel tersebut.



4.Bekerja dengan Sel

Contoh sederhana bekerja dengan beberapa sel adalah pada saat kamu akan memformat beberapa sel sekaligus atau membuat garis. Untuk memblok beberapa sel sekaligus, dapat kamu lakukan melalui langkah-langkah berikut :

·Tekan tombol Shift dan tombol panah.

·Tahan tombol Shift dan jangan dilepas sampai semua sel yang ingin di blok sudah terpilih semua.

·Setelah semua sel telah dipilih atau berubah warna menjadi gelap, lepaskan tombol.



5.Menyimpan Lembar Kerja

Untuk menyimpan lembar kerja yang sudah pernah di simpan dan menggantinya dengan nama lain, dapat dilakukan dengan memilih menu File→Save As. Langkah selanjutnya sama dengan cara menyimpan buku kerja pertama kali.



B.Menggabungkan Dua Lembar Kerja atau Lebih

·Selain dengan mengklik tab sheet, untuk berpindah ke lembar kerja yang diinginkan juga dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard. Caranya adalah dengan menekan tombol Ctrl + Page Down untuk mengaktifkan lembar kerja berikutnya atau tombol Ctrl + Page Up untuk mengaktifkan lembar kerja sebelumnya.

·Untuk mengaktifkan beberapa tab sheet sekaligus, tekan dan tahan tombol Shift pada keyboard kemudian klik tombol panah kiri atau kanan pada keyboard untuk memilih tab sheet yang diinginkan.





C.Memasukkan Teks, Tanggal, dan Bilangan



1.Memasukkan Data Teks

Untuk mengisi data dan membuat daftar dalam bentuk baris, masukkan data dalam sel pada kolom pertama kemudian tekan tombol Tab pada keyboard untuk berpindah ke sel disamping kanannya. Pada akhir baris, tekan tombol Enter untuk berpindah ke awal baris berikutnya. Jika sel pada awal baris berikutnya tidak aktif, klik perintah Option pada menu Tools. Pada kotak dialog Option, klik tab Edit dan pilih Move selection after Enter. Pilih Down pada kotak Direction.



2.Memasukkan Data Tanggal dan Waktu

Format pemasukkan data tanggal mungkin berbeda untuk setiap komputer, tergantung pada Regional Setting pada bagian Control Panel Windows. Terdapat sistem komputer yang menulis angka bulan terlebih dahulu kemudian angka tanggal dan terdapat juga sistem komputer yang menulis angka tanggal terlebih dahulu kemudian kemudian angka bulan. Format penulisan yang bener adalah yang secara otomatis dikoreksi oleh Microsoft Excel dan dibuat rata kanan.



3.Memasukkan Data Bilangan

·Pada saat memasukkan data teks, Microsoft Excel XP akan mengenali data teks tersebut dan secara otomatis akan membuat pertanyaan menjadi rata kiri. Apabila data angka yang dimasukkan, Microsoft Excel XP akan mengenalinya sebagai data angka dan secara otomatis akan meratakannya pada sisi kanan sel.

·Sebaiknya, data angka diketik dengan keypad. Untuk mengaktifkan tombol angka pada keypad, tekan tombol Num Lock sehingga lampu indikatornya menyala.

·Untuk memasukkan rumus, mulailah dengan tanda = (sama dengan). Hindari pembuatan rumus yang mengacu pada sel tempat rumus itu sendiri (circular atau CRC), misalnya sel A1 tidak boleh mengandung rumus =A1+B1.

·Untuk memasukkan nilai tanggal hari ini, tekan tombol Ctrl + ; pada keyboard.

·Untuk memasukkan waktu yang berlaku, tekan tombol Ctrl + Shift + : pada keyboard.



D.Memformat Sel



1.Format Alignment

Format Alignment digunakan untuk mengatur perataan tampilan data pada suatu sel.

2.Format Border

Format Border digunakan untuk membuat garis pembatas antar sel.

3.Format Color dan Pattern

Format Color dan Pattern digunakan untuk mengatur pemberian warna dan latar belakang dari suatu sel yang dipilih.

4.Format Protection

Format Protection digunakan untuk mengunci sel agar tidak dapat diubah dan menyembunyikan formula yang telah dibuat agar tidak terlihat.





E.Menggabungkan Sel

Pada saat bekerja dengan Microsoft Excel, terkadang kita harus menggabungkan beberapa sel menjadi satu. Penggabungan dua atau lebih sel dapat dilakukan secara horizontal, vertical, maupun gabungan keduanya. Penggabungan dua atau lebih sel akan menghilangkan batas kolom dan baris dari sel tersebut dan sebagai gantinya sel-sel tersebut akan berupa suatu sel yang lebih panjang atau lebih lebar.



F.Memformat Baris dan Kolom



1.Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengatur tinggi baris agar dapat berubah sesuai dengan data yang terdapat pada sel, dapat dilakukan melalui menu Format→Row→AutoFit



2.Mengatur Lebar Kolom

Perlu diperhatikan, jika mengubah ukuran beberapa baris atau kolom yang tersembunyi (jika terletak di antara baris atau kolom yang dipilih) akan berubah juga ukurannya. Dengan demikian, baris atau kolom tersebut menjadi tidak tersembunyi karena baris atau kolom yang tersembunyi sebenarnya mempunyai ukuran tinggi atau lebar = 0.



3.Menyembunyikan Baris atau Kolom



a.Langkah-langkah untuk menyembunyikan baris atau kolom :

·Pilih satu atau lebih baris atau kolom yang akan disembunyikan.

·Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

·Pilih Hide untuk menyembunyikan baris atau kolom.



b.Langkah-langkah untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan :

·Pilih baris atau kolom yang mengapit baris atau kolom yang disembunyikan.

·Pada menu Format, pilih Row untuk baris atau Column untuk kolom.

·Pilih Unhide untuk menampilkan kembali baris atau kolom yang disembunyikan.



G. Memindahkan dan Menyalin Data



1.Memindahkan Data

Memindahkan data adalah menghapus data yang terdapat pada suatu tempat atau sel dan menempatkannya ditempat atau sel yang lain. Untuk menghapus dan memindahkan data, digynakan perintah Cut dan Paste.



2.Menyalin Data

Menyalin data pada dasarnya sama dengan memindahkan data, tetapi data yang terdapat pada posisi awal tidak akan dihapus. Untuk menyalin data digunakan perintah Copy dan Paste.



3.Menggunakan Paste Special

Microsoft Excel menyediakan fasilitas lain yang sangat berguna, yaitu Paste Special. Fasilitas tersebut mempunyai beberapa pilihan yang dapat digunakan untuk menyalin sekaligus menjalankan perintah penjumlahan, pembagian, perkalian, dan perintah lainnya. Selain itu, perintah Paste Special juga mempunyai perintah untuk memilih apa yang akan disalin. Untuk menggunakan Paste Special, lakukan perintah pengkopian terlebih dahulu menggunakan fasilitas Copy atau Cut kemudian tekan tanda panah kecil yang terdapat di sebelah kanan ikon Paste pada toolbar Standard yang akan menampilkan pilihan tersebut. Perintah tersebut dapat dilakukan melalui menu Edit→Paste Special.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar